Help! Wij krijgen subsidie

De beschikkingsbrief valt (tegenwoordig spreekwoordelijk) op de mat. Er gaat een schok van blijdschap door de organisatie. Maandenlang zwoegen op die aanvraag betaalt zich nu letterlijk uit. “Gefeliciteerd, u krijgt subsidie!”. Subsidie, én de financiële verplichtingen. Inclusief de accountantscontrole die daar over 3 jaar bij zal horen. Oh ja…

Een goedgekeurde subsidieaanvraag is niet het einde, maar juist het begin van een meerjarig traject. Denk aan voortgangsrapportages, audits, marktconformiteitseisen, een sluitende urenregistratie en prestatieleveringen. Dat moet vanaf het begin goed worden ingeregeld, zeker bij de samenwerking binnen een MIT R&D of EFRO-subsidie. Een goede verantwoording begint dan ook al bij de aanvraag, waar de afspraken en de begroting worden vastgelegd.

De subsidieverantwoording overvalt mensen vaak. Het is nooit het favoriete klusje, en dat snap ik. Onthoud wél: bij een administratie die niet op orde is, riskeer je een terugvordering. Goede begeleiding en overzicht zijn dan essentieel. Juist daar ligt de meerwaarde van ons als subsidieadviseur.

Ilson Sanders

Consultant & Compliance Officer bij Leap. The Innovation Agency.