Voor veel ondernemers is een factuur nog altijd een pdf die per e-mail de deur uitgaat. Dat werkt al jaren prima, maar het is een model dat langzaam plaatsmaakt voor iets anders.
In Europa wordt elektronisch factureren stap voor stap de norm. Niet als pdf, maar als gestructureerd bestand dat de software van de ontvanger automatisch kan uitlezen. Wie daar op tijd op inspeelt, heeft er straks weinig omkijken naar.
Wat een e-factuur precies is
Het misverstand zit meestal in het woord elektronisch. Een pdf die u mailt is digitaal, maar geen e-factuur in de wettelijke betekenis. Een echte e-factuur is een gestructureerd bestand, meestal in XML-formaat, waarin elk gegeven in een vast veld staat: leverancier, klant, bedragen, btw-tarieven, regels.
Het verschil zit in wat de ontvanger ermee kan. Een pdf moet iemand overtypen of laten scannen. Een gestructureerde factuur wordt automatisch ingelezen in de administratie, zonder handmatige stappen en zonder overtypfouten.
De uitwisseling loopt daarbij doorgaans via het Peppol-netwerk, een internationale standaard waarmee de systemen van beide partijen rechtstreeks met elkaar communiceren.
Er is nog een reden waarom de pdf op termijn verdwijnt. Belastingdiensten binnen Europa willen btw-gegevens sneller en betrouwbaarder kunnen controleren, en dat kan alleen als facturen machineleesbaar zijn. De verplichting komt dus niet voort uit efficiencydenken alleen.
Waar het nu al speelt
Facturen aan de Nederlandse Rijksoverheid moeten al langer elektronisch via Peppol worden ingediend. Wie levert aan overheidsorganisaties heeft daar dus al mee te maken.
Interessanter voor veel Oost-Nederlandse bedrijven is wat er over de grens gebeurt. In België geldt sinds 1 januari 2026 een verplichting voor alle binnenlandse B2B-facturen tussen btw-plichtige ondernemingen. Levert u aan Belgische zakelijke klanten, dan merkt u dat inmiddels in de praktijk, omdat uw afnemers zelf gestructureerde facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
Op Europees niveau loopt daarnaast het traject rond de digitalisering van de btw, waarmee e-facturatie in de komende jaren in meer situaties verplicht wordt. De richting is duidelijk, ook al staan niet alle data vast.
Voor exporterende bedrijven speelt daarnaast mee dat afnemers in verschillende landen op verschillende momenten overstappen. Dat betekent dat u een tijdlang beide werelden naast elkaar draaiende houdt: gestructureerde facturen voor de ene klant, een pdf voor de andere.
Wat dit voor uw administratie betekent
De praktische vraag is of uw huidige systeem gestructureerde facturen kan versturen én ontvangen. Dat tweede wordt vaak vergeten, terwijl het net zo belangrijk is: ook uw leveranciers gaan op termijn zo factureren.
Loop daarom drie dingen na. Ondersteunt uw pakket Peppol of is dat aangekondigd? Zijn uw klantgegevens compleet en actueel, inclusief btw-nummers en de juiste tenaamstelling? En sluit uw facturatie aan op het boekhoudpakket van uw accountant, zodat er geen dubbel werk ontstaat?
Wie nu al met facturatiesoftware werkt, heeft het meeste hiervan doorgaans al geregeld. Bij een pakket waarin u een factuur maken en versturen in dezelfde omgeving doet als het verwerken van inkoopfacturen, is de stap naar gestructureerd factureren vooral een instelling en geen verbouwing.
Zet er ook een verantwoordelijke op. In veel mkb-bedrijven is de administratie verdeeld over meerdere mensen zonder dat iemand eigenaar is van het geheel. Bij een overgang als deze is dat precies het moment waarop dingen tussen wal en schip vallen.
De winst zit in het proces
Het is verleidelijk om dit als een verplichting af te doen die u overkomt. Dat is het deels ook, maar het levert vooral tijd op.
Handmatige invoer van inkoopfacturen verdwijnt grotendeels. Overtypfouten in bedragen en btw-tarieven ook. Betalingen zijn eenvoudiger te koppelen aan de juiste factuur, en uw btw-overzicht klopt zonder correctierondes achteraf.
Voor een bedrijf dat honderden facturen per jaar verwerkt, tikt dat serieus aan. En het is aanzienlijk prettiger om die overstap in alle rust te maken dan op het moment dat een grote klant het ineens vereist.