Tafelgesprek: Facilitaire Dienstverlening: Samenwerken voor de beste werkomgeving
De veranderingen in de facilitaire dienstverlening gaan in rap tempo: zo bleek tijdens een tafelgesprek bij Visschedijk Facilitair in Hengelo. De gewijzigde rol naar verbinder en adviseur, een toenemende beleving, duurzaamheid en nieuwe technologieën passeerden de revue en zorgden voor een geanimeerd gesprek. Conclusie was dat het in organisaties steeds meer draait om hospitality.
Service met een grote S. Bij Visschedijk Facilitair snappen ze hoe het werkt. De ontvangst bij de receptie, de aantrekkelijke aankleding van ruimtes, een optimale beleving van eten, het zijn belangrijke pijlers van succes. De focus in de branche verschuift van efficiency en kostenbesparing naar kwaliteit en innovatie om de beste werkomgeving te creëren. Dat blijkt uit de groei van het succesvolle concept MyOffice. Eigenaresse Leandra Troost: ‘Je ziet een tendens in facilitaire dienstverlening naar meer waarde toevoegen en beleving.
Met MyOffice willen we onze huurders ontzorgen. We bieden volledige flexibiliteit, van een werkplek tot volledig ingerichte kantoorverdieping, een informele vergaderplek of een hightech boardroom. Ook zijn we bezig met nieuwe initiatieven. Met MyPlant bijvoorbeeld kunnen huurders planten huren tijdens de contractperiode, inclusief onderhoud. Omdat wij geen specialist zijn op alle gebieden bundelen we onze diensten en werken we samen met andere partners.’ Veel bedrijven kiezen er tegenwoordig voor om diverse facilitaire diensten uit te besteden. ‘Wij werken samen met Visschedijk voor de facilitaire diensten. Het is immers niet onze corebusiness’, geeft Jan Hazelaar (Eaton) als reden aan. ‘Toch merk ik dat het in de markt nog vaak draait om prijs en minder om beleving. Zeker in de crisisperiode hebben wij flink gestuurd op kosten en zijn wij met partners in gesprek gegaan.’ Jeroen van Beek (Visschedijk Facilitair) benadrukt dat het belangrijk is als facilitaire organisatie mee te bewegen met de klant. ‘Ons uitgangspunt is anticiperen op de wensen, behoeften en doelen van een organisatie en invoelen in het DNA. We zijn immers te gast in het gebouw van anderen. Ik merk dat grotere organisaties tegenwoordig meer aandacht hebben voor de aantrekkelijkheid van hun werkomgeving en dat we steeds meer een partner zijn. Onze dienstverlening is echt maatwerk. We bieden afzonderlijke diensten én integrale dienstverlening.’
Aantrekkelijke werkomgeving
Een aantrekkelijke werkomgeving en flexibiliteit dragen bij aan de productiviteit van medewerkers en werkgeluk. En daarmee aan het succes van organisaties. Dieter Schildkamp (DTC Key-Systems) ervaart dit in zijn eigen bedrijf. ‘We zijn een specialistisch bedrijf waar mensen werken die van hun hobby hun beroep hebben gemaakt. Het voordeel is dat zij écht verbonden zijn met elkaar en het bedrijf. We houden het werk aantrekkelijk door leuke dingen te doen naast het werk en stappen even uit het werkritme door samen te lunchen. Dan dekken we de tafel en smeren we zelf onze boterhammen. Het is niet alleen gezellig, het is ook gezond.’ Een vitaliteitsbeleid is ook een van de pijlers om een aantrekkelijke werkgever te zijn. ‘Het draait hierbij om aandacht voor medewerkers’, aldus Annet Kosse (Visschedijk Facilitair). ‘Mensen met een hoge vitaliteit zitten lekker in hun vel en hebben vaak ook een goede gezondheid. Onze medewerkers hebben de mogelijkheid een beroep te doen op een vitaliteits- en budgetcoach.’ Investeren in een aantrekkelijke werkomgeving moet wel zichtbaar wat opleveren, is de ervaring van Jeroen van Beek. ‘Beleving wordt steeds belangrijker, maar er wordt regelmatig door opdrachtgevers gevraagd dit vooraf inzichtelijk te maken. Medewerker- en klanttevredenheidsonderzoeken zijn hiervoor veelgebruikte meetinstrumenten.’
Innovatieve technieken
Andere werkvormen en meer flexibiliteit hebben ervoor gezorgd dat de werkomgeving in gebouwen digitaler en virtueler wordt. ‘In toenemende mate zijn gebouwen uitgerust met sensoren die data opleveren over het gedrag van medewerkers, bezettingsgraden en het klimaat binnen een gebouw’, vertelt Han Boin (CM Data). ‘Deze data kunnen de dienstverlening meetbaar maken en zijn te gebruiken om je activiteiten aan te passen. Als een ruimte niet gebruikt is, hoeft deze bijvoorbeeld niet schoongemaakt te worden. Maar dit gaat verder. De informatie draagt ook bij aan het welzijn, de gezondheid en productiviteit van mensen op kantoor. Ook op het gebied van klimaatbeheersing zijn mooie technieken, waaronder ons eigen nieuwe product waarmee we temperatuur, stroom, spanning en frequentie van machines meten om efficiënt en effectief te voorspellen.’ Dieter Schildkamp reageert: ‘Steeds meer ondernemers stappen ook over op het gebruik van elektrische sleutels. Veiligheid, beheersbaarheid en gebruiksgemak zijn redenen hiervoor. Bovendien draagt het bij aan flexibel werken én je beschikt over veel data.’
Data-analyse en -bundeling
Jeroen van Beek: ‘Data-analyse kan helpen om schaarse middelen en geld optimaal in te zetten. Zeker in een schaarse arbeidsmarkt helpt het mensen in te zetten daar waar het noodzakelijk is. Bovendien draagt het bij aan de beleving van de dienstverlening. Innovaties moeten voor ons wel toegevoegde waarde bieden en passen bij de klant.’ Jan Hazelaar vult aan: ‘Een ander voordeel van data-analyse is dat je meerdere diensten kunt bundelen en mensen een combinatiefunctie kunt bieden. Zo kun je hen inzetten voor schoonmaak én catering.’ Leandra Troost vraagt zich af op welke manier data te bundelen zijn. ‘Daar zijn wij naar op zoek. Stel je voor dat je met één app de deur kan openen, betalen, meetingrooms online boeken, de schoonmaak inplannen en een community kan integreren. We willen immers gemak.’ Han Boin vindt het een utopische gedachte. ‘De ideeën zijn er wel, maar we hebben nog een lange weg te gaan. Veel bedrijven beschermen de gegevens nog. Dat is het lastige. Bovendien hebben we te maken met de wet- en regelgeving als de AVG. Wat doe je met de data en wie heeft er recht op?’
Veiligheid en regelgeving
De regels en veiligheidseisen voor de branche nemen toe. Een goede balans vinden is best lastig, vindt Leandra Troost. ‘Grotere bedrijven hebben vaak een afdeling die op regelgeving is gericht en schuiven veel verantwoordelijkheden af op partners. Kleinere bedrijven denken er vaak pas over na als het zover is.’ Jan Hazelaar: ‘Als onderdeel van een Amerikaans bedrijf hanteren wij ook strenge regels. Wel verwachten wij dat onze partners zich hieraan houden en hun verantwoordelijkheid hierin nemen.’ Jeroen van Beek: ‘Ook wij moeten onze omgang met veiligheidseisen aantonen. We bespreken deze eisen maandelijks in toolboxmeetings. De grote winst hiervan is dat onze medewerkers met een meer servicegerichte blik rondkijken in organisaties.’ Dieter merkt op: ‘De aanpak als het gaat om regelgeving verschilt per branche. In de zorg bijvoorbeeld werken we volgens hele andere procedures dan in het mkb. Het werk blijft hetzelfde, maar de weg ernaar toe verschilt.’
Duurzaamheid
Diverse technologische ontwikkelingen en productinnovaties in de branche dragen bij aan duurzaamheid en het arbeidsklimaat. Jeroen van Beek noemt een voorbeeld: ‘We gebruiken op beperkte schaal in Nederland Bio-org, een schoonmaakconcept waarbij 100 procent natuurlijke micro-organismen worden verneveld in ruimten. Het gevolg is een betere reinheid, een lagere werkbelasting voor medewerkers, geen chemicaliën, een schonere lucht en dus een beter arbeidsklimaat. De investering verdien je terug in de operatie. Het gaat om de manier van kijken naar je organisatie, om de total cost of ownership. Steeds vaker moeten wij bij aanbestedingen onze activiteiten op het gebied van duurzaamheid en circulariteit aantonen.’ Maar zo simpel als de oplossing klinkt, zo ingewikkeld is de uitvoering. Jan Hazelaar geeft aan dat ondernemers toch nog vaak naar de kosten kijken. ‘Duurzaam moet niet duurder zijn. Momenteel onderzoeken we de mogelijkheid het papieren handdoekapparaat te vervangen door een luchtdroger. Inderdaad moet je eigenlijk in de hele keten kijken. Die kant gaan we allemaal wel op met de schaarser wordende arbeidsmarkt.’
Arbeid en kennis
Han Boin geeft aan dat duurzaamheid kan helpen om arbeid anders in te richten. ‘Met onze oplossing CM-Connect besparen bedrijven op onderhoud en verlengen ze de levensduur van installaties. Door goed te meten, kunnen fouten worden voorkomen en gaat een machine langer mee. De uren die je bespaart kun je aan de voorkant weer inzetten. Hoewel wij niet ingezet hebben op duurzaamheid met onze oplossingen, zijn er diverse neveneffecten. Het is ook mogelijk om de kennis van oudere monteurs op te slaan. Het systeem vraagt wel een andere manier van werken, een andere indeling van je service en onderhoudsorganisatie.’ De adviserende rol van facilitair dienstverleners neemt dan ook toe. Dat beaamt ook Dieter Schildkamp. ‘Er wordt steeds meer een beroep gedaan als het gaat om onze kennis. Wij merken bijvoorbeeld dat bij renovatieprojecten veel meer gebruik kan worden gemaakt van het hergebruik van producten. Preventief onderhoud voorkomt bovendien problemen.’ Annet Kosse vult aan: ‘Wij proberen ook steeds meer, waar mogelijk, de adviesrol in de beginfase van een project te pakken om problemen achteraf te voorkomen. Bij voorkeur voordat er een pand gebouwd wordt.’ Volgens Leandra Troost is de boodschap aan bedrijven en organisaties niet meer te praten over kosten, maar over resultaten. ‘En we moeten meer vanuit hospitality kijken. Naar wat mensen écht willen en waar ze naartoe willen. Het resultaat telt!’ <