Wie wordt onze vertrouwenspersoon?

Waar ik in mijn vorige column noemde dat eind september de behandeling in de 2e Kamer zou plaatsvinden van het wetsvoorstel waarbij de toegang tot een vertrouwenspersoon voor alle organisaties verplicht wordt, staat dit nu (leve de flexibiliteit van de Kameragenda) gepland voor 31-10. Ik houd u op de hoogte van de voorgang.

Het belang van het beschikbaar zijn van een vertrouwenspersoon wordt bijna overal wel onderkend. Hoe je hier invulling aan kunt geven is al veel lastiger. Een interne vertrouwenspersoon lijkt voor de hand te liggen, immers laagdrempelige toegang en deze kent de organisatie. Echter in een kleinere organisatie kent bijna iedereen elkaar en zijn de medewerkers al snel in het werk met elkaar verweven. Ook is het vaak lastig omdat de interne vertrouwenspersoon een rol is, naast het reguliere werk. Het kan moeilijk worden om je onafhankelijkheid te waarborgen als een melding gaat over je leidinggevende of die aardige collega, waar je het zo goed mee kunt vinden. En als een potentiële melder al weet dat de veroorzaker van ongewenst gedrag een goede band heeft met de vertrouwenspersoon, zal deze zich wel twee keer bedenken. Een interne vertrouwenspersoon is dan ook vaak niet de handigste oplossing.

Zelfs in een wat groter bedrijf is de invulling van de rol van interne vertrouwenspersoon vaak lastig. In de eerste plaats is het niet iets wat je er zo maar even bijdoet. Om deze rol goed te kunnen invullen zijn een aantal voorwaarden van belang:

1. Deskundigheid. Dit begint met een gedegen basisopleiding, gevolgd door periodieke nascholing. Daarnaast is het regelmatig voeren van gesprekken met melders belangrijk om, ín gesprek met de melder, stappen te zetten richting een oplossing.
2. Onafhankelijkheid. Het mag nooit zo zijn dat een vertrouwenspersoon zich zodanig onder druk gezet voelt dat deze zich ‘genoodzaakt voelt’ de vertrouwelijkheid te schenden.
3. Vertrouwelijkheid. Voor iemand die een melding overweegt is gegarandeerde vertrouwelijkheid wellicht het allerbelangrijkst. De melder bepaalt wat er met de verstrekte informatie gebeurt. Het komt zelfs voor dat de melder op dat moment er niets mee wil doen (of durft te doen), maar de informatie voor de vertrouwenspersoon wel van belang acht, mochten er meerdere gerelateerde klachten komen.

Hiermee kom je al snel uit op een externe invulling. Immers, als de rol van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie niet goed is belegd, dan weten we uit ervaring dat de vertrouwenspersoon niet wordt benaderd. Het probleem blijft daarmee voortbestaan. En als we daarbij bedenken dat de verzuimkosten in Nederland door PsychoSociale Arbeidsbelasting (PSA) jaarlijks bijna 400 miljoen euro bedragen (bron: TNO Arbobalans 2020), dan zou dit voor elke organisatie zeker een punt van aandacht moeten zijn.

Hoe gaat ú de rol van vertrouwenspersoon invullen?

Ik denk graag met u mee over een gezonde aanpak van ongewenst gedrag.

Johan Kippers