Deel 2: Risicomanagement

(Levens)testament

Een testament voelt voor veel mensen gelukkig als een ver van hun bed show. Het coronavirus maakt het belang van een testament wellicht groter dan ooit.

Wij leggen graag het verschil uit tussen een testament en een levenstestament.

Zoals de naam al aangeeft is een levenstestament een notariële akte die geldt tijdens leven. Terwijl een testament pas van kracht wordt na overlijden. In een levenstestament geef je aan iemand anders volmacht om namens jou te handelen, wanneer je dit zelf als gevolg van ziekte of een ongeval niet meer kunt.

Voorbeeld: het installatiebedrijf wordt door Lieke en Mats gezamenlijk geëxploiteerd. Lieke wordt getroffen door het coronavirus en wordt voor een lange periode in coma gehouden. Blijkens het handelsregister zijn Lieke en Mats zelfstandig bevoegd om rechtshandelingen te verrichten tot een bedrag van € 10.000,-. Voor rechtshandelingen die dit bedrag te boven gaan is de instemming van zowel Lieke als Mats benodigd. In de periode dat Lieke in coma ligt stond er een onroerend goed transactie gepland: Lieke en Mats hadden een nieuwe bedrijfslocatie gekocht. Nu Lieke niet in staat is haar handtekening te zetten kan deze transactie geen doorgang vinden. Wanneer Lieke in een levenstestament volmacht had gegeven aan Mats om namens haar te handelen had de transactie, ondanks de situatie van Lieke, gewoon door kunnen gaan.

Met een levenstestament zorg je er dus voor dat transacties gewoon door kun gaan en wordt dus de continuïteit van de onderneming beschermd.

Naast dat Lieke en Mats zakenpartners zijn hebben zij ook in privé een relatie met elkaar. Ze zijn niet getrouwd en hebben geen geregistreerd partnerschap, maar wonen samen en hebben een samenlevingscontract. Samenwoners zijn volgens de wet geen erfgenaam van elkaar. Mocht Lieke niet uit haar coma ontwaken dan zijn volgens de wet haar ouders en broers en zussen haar erfgenaam. Zij verkrijgen dus het ondernemingsvermogen van Lieke, terwijl het de bedoeling was dat Mats in ene dergelijke situatie in zijn eentje verder zou kunnen gaan met het bedrijf. In een testament had Lieke Mats tot haar erfgenaam kunnen benoemen.

Het coronavirus laat zien dat zowel het levenstestament als het testament voor alle leeftijden van belang zijn en in het bijzonder voor ondernemers. Zowel het levenstestament als het testament zijn notariële akten. Laat je vooraf goed informeren over de mogelijke inhoud, zodat de akten goed aansluiten op jouw wensen en behoeften.

Privacy

Als gevolg van het Coronavirus komen ook diverse privacy dilemma’s om de hoek kijken. De kantoormedewerkers van Lieke en Mats werken vanuit huis, diverse documenten hebben ze meegenomen van het werk en ze werken op hun eigen computer. Daarnaast raakt één van de buitendienst medewerkers besmet met het coronavirus.

Hoe kunnen Lieke en Mats de (digitale) veiligheid van data waarborgen en voldoen aan de AVG?

Het risico op een datalek wordt vergroot wanneer medewerkers dossiers met persoonsgegevens in hardcopy mee naar huis nemen. Daarnaast kunnen medewerkers thuis getroffen worden door een cyberincident. Het creëren van bewustzijn bij de medewerkers is dan ook de eerste stap die Lieke en Mats zetten, zij informeren hun medewerkers (nogmaals) over het privacybeleid en de gevaren die in deze uitzonderlijke situatie op de loer liggen.  Daarnaast zorgen Lieke en Mats er voor dat ook in deze uitzonderlijke situatie de bescherming van de persoonsgegevens waarover zij beschikken gewaarborgd kan worden.  Onder meer door aan de medewerkers beveiligde USB sticks te verstrekken en te zorgen voor een veilige verbinding voor de thuismedewerkers.

Lieke en Mats worden er helaas mee geconfronteerd dat één van hun monteurs besmet raakt met het coronavirus. In de praktijk zullen collega’s hier snel van op de hoogte zijn, maar het is niet aan Lieke en Mats om deze informatie te delen met de andere medewerkers. Medische informatie is een bijzonder persoonsgegevens en het delen van deze informatie is in strijd met de wet.

Resumé

Door vooraf na te denken over mogelijke risico’s en de maatregelen die je kunt nemen om de gevolgen van deze risico’s zoveel mogelijk te beperken, zorg je ervoor dat de continuïteit van je onderneming zoveel mogelijk gewaarborgd wordt. Investeer dus in risicomanagement! Vanuit onze expertise helpen wij jou hier graag bij.

Neem ook eens een kijkje op onze website: www.countus.nl

Fotobijschrift: Van links naar rechts Gerrit Jan Gerrits, Ellen Caspers, Rob Postma