Een congres organiseren is een hele klus waar je de nodige tijd in moet steken om het een succes te laten zijn. Vanwege de kosten is het belangrijk om de bijeenkomst goed voor te bereiden. Allereerst moet je een hoofdthema voor het congres bedenken en vervolgens voor welke doelgroep je het organiseert. Als je dat weet kun je aan de slag met de voorbereidingen.
De locatie
Allereerst moet er een geschikte locatie worden gevonden voor het congres. Dit is mede afhankelijk van het aantal bezoekers en het aantal stands dat je wilt kunnen plaatsen. Een congres wordt meestal gehouden in een zaal en soms zijn er aparte sessies en lezingen. Stands zijn soms van sponsors of van betalende aanwezigen die graag hun bedrijf willen promoten. Je kunt de locatie aankleden met een loper en afzetpaaltjes van Rodelopers om de entree extra feestelijk te maken. Je kunt ook een vlag of spandoek laten maken met de titel van het congres zodat deze bij de ingang van de locatie al extra aandacht krijgt. Leg de locatie op tijd vast, sommige populaire zalen zijn ver van tevoren al volgeboekt. Zorg ervoor dat de locatie geschikt is voor het aantal te verwachten bezoekers. Vanwege veiligheidsregels mag in een zaal een maximum aantal bezoekers aanwezig zijn. Bij een calamiteit moet de zaal snel kunnen worden ontruimd.
De aankleding van de locatie
De aankleding is natuurlijk sterk afhankelijk van de aard van het congres. Je kunt beurstapijt bedrukken met de titel van het congres of met de naam van je eigen organisatie of die van de sponsors. Dit beurstapijt kun je eventueel na het congres laten reinigen en opnieuw gebruiken bij een volgende gelegenheid. Verder kun je de zaak aankleden met vlaggen of vlaggenlijnen.
Gasten en sprekers uitnodigen
Je begint met het zoeken van sprekers. Zodra je die hebt geregeld kun je het programma gaan samenstellen. Bij de uitnodiging van bezoekers is het gebruikelijk dat het programma bekend is zodat ze weten waar ze hun agenda voor vrijmaken. Verstuur de uitnodiging ruim op tijd. Het is niet ongebruikelijk om sprekers maar ook gasten voor een congres minstens een half jaar van tevoren uit te nodigen. Vooral ondernemers hebben vaak een volle agenda en kunnen zich niet zomaar vrijmaken. Je kunt van presentaties handouts maken zodat zij die er niet bij konden zijn deze alsnog online kunnen raadplegen.
Goede organisatie
Als je alle voorbereidingen hebt getroffen komt het aan op een geslaagde dag. Zorg dat je een draaiboek maakt met wat er op het laatste moment nog moet worden geregeld zodat er niets meer mis kan gaan. Zo voorkom je dat je op het laatste moment nog een laptop moet regelen zodat je sprekers hun presentatie met PowerPoint sheets kunnen geven. Houd ook rekening met ziekte of andere calamiteiten. Als een spreker moet afzeggen is het handig om een alternatief achter de hand te hebben zodat er geen gaten in het programma vallen.