Optimaliseer HR-processen bij een groei van organisaties

Verschillende organisaties in de regio Oost-Nederland hebben de afgelopen jaren een forse groei doorgemaakt; er is sprake van een gunstig economisch klimaat. Dat geldt overigens niet alleen voor Oost-Nederland, maar ook daarbuiten. Bij de groei van organisaties hoort een professionalisering van bestaande processen. Denk bijvoorbeeld aan het optimaliseren van de personeelsplanning, het voorzien in een effectieve tijdregistratie voor personeel en het snel kunnen verwerken van de gemaakte uren op een factuur richting de opdrachtgever. Naarmate het aantal medewerkers van een organisatie groeit, wordt het steeds lastiger dergelijke zaken handmatig op te pakken. Het gebruik van een slimme online tool biedt de uitkomst.  

Tijdregistratie via de kassa, een app of prikklok

 Voorheen was het gebruik van losse invullijsten aan de wand van een kantoorruimte populair. Op het moment dat medewerkers arriveerden noteerden zij hun naam op de invullijst, om aan het eind van de dag aan te geven hoeveel uren zij gemaakt hadden. Dit kan makkelijker en vooral efficiënter. Er zijn tools voor tijdregistratie beschikbaar, welke medewerkers de mogelijkheid bieden in te klokken via een prikklok, een module op de kassa of bijvoorbeeld een app op hun telefoon. Makkelijker, efficiënter en aanzienlijk minder foutgevoelig dan een losse invullijst. Niet alleen vergeten medewerkers hun naam op de invullijst te zetten; ook kan zo’n lijst zoekraken. Het maakt het verwerken van de gemaakte uren onmogelijk en daarmee de facturatie richting de klant. 

Diezelfde app gebruiken voor de personeelsplanning

Een dergelijke app wordt niet alleen gebruikt voor het bijhouden van het aantal gewerkte uren. Zet deze app ook in om medewerkers op te laten geven, wanneer zij beschikbaar of juist op vakantie zijn. Het maakt het niet langer noodzakelijk om hierover onderling te mailen. De kans dat zo’n mailtje onbeantwoord blijft is groot. Door medewerkers hun beschikbaarheid op te geven in een app, is deze data direct beschikbaar voor de personeelsplanner. Een personeelsplanner gebruikt de tool vervolgens voor het samenstellen van de personeelsplanning. 

Verwachte personeelskosten ten opzichte van omzet

De tool voor personeelsplanning maakt het mogelijk inzichtelijk te krijgen hoe groot het percentage van de personeelskosten zal zijn ten opzichte van de verwachte omzet. Een waardevol inzicht, daar het organisaties helpt de personeelsplanning zo rendabel mogelijk in te richten. Ook biedt de tool al bij het plannen van het personeel inzicht in de loonkosten en toeslagen. Dergelijke inzichten kunnen in een automatisch gegenereerd rapport worden verwerkt, welke gedeeld kan worden met het management.